一、归档依据
根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》和《浙江省实施<中华人民共和国档案法>办法》《浙江大学档案管理办法》（浙大发〔2021〕10号）和《浙江大学电子文件归档与电子档案管理办法》（浙大发〔2023〕3号）等，制定浙江大学档案馆归档指南。
二、归档范围
浙江大学从事教学、科研、管理等活动直接形成的对师生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录都属于归档范围。具体应包括：党群类档案、行政类档案、教学类档案、科研类档案、基本建设类档案、仪器设备类档案、产品生产类档案、出版物类档案、外事类档案、财会类档案、声像类档案、实物类档案。
各立卷部门归档按照《浙江大学立卷部门档案归档范围和保管期限规定》（每年可修订调整）执行，年度归档时学校档案馆对照各立卷部门归档范围对党政管理类综合文书档案实行销号管理。
三、归档要求
1.学校实行档案材料形成单位、课题组立卷制度。由立卷人按纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，在浙江大学数字档案管理系统进行信息著录、电子文件上传，制作卷内目录，交本单位档案工作人员检查后向学校档案馆移交。
2.学校实施纸质档案材料和电子档案材料同步归档。各类文件材料应符合下列要求：
⑴ 归档的文件材料应当齐全完整。已破损文件应予复制，复制件附于原件后一并归档。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）以及《浙江大学电子文件归档与电子档案管理办法》（浙大发〔2023〕3号）执行。
⑵ 归档的文件材料，应遵循文件之间的形成规则，保持文件之间的有机联系，分类组卷。
⑶ 纸质归档文件应用纸规范、质地优良，字迹清楚、耐久，严禁用圆珠笔、红色笔、纯蓝墨水笔、铅笔等不耐久笔书写。
⑷ 档案信息著录时应案卷标题简明确切，文件登记时信息录入应符合规范要求，电子文件上传应符合规定格式。
⑸ 纸质文件应与电子文件双套归档。凡需要归档的又没有电子版的文件须在数字化处理之后一并归档。
⑹ 来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件与传统载体档案具有同等效力，应当通过符合安全管理要求的网络或存储介质向学校档案馆移交。
四、各类档案归档须知
1.党政管理类综合文书档案和能按自然年度归档的文件材料应在次年六月底前归档，具体流程详见附件1。
2.教学类档案和能按教学年度归档的文件材料应在当年年底前归档，具体流程详见附件2。
3.科研类档案应在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档，具体流程详见附件3。
4.基建类档案应当在项目完成后三个月内归档，具体流程详见附件4。
5.声像类档案归档时间、具体流程和要求详见附件5。
6.实物类档案归档时间、具体流程和要求详见附件6。
7.上级规定应移交的档案应按要求随时移交。
五、责任落实
学校档案馆可根据《档案法》《档案管理违法违纪行为处分规定》和学校有关规定，实行安全责任追究制，违反规定的提请学校或上级档案行政管理部门追究有关部门或责任人的相应责任。
对未按规定及时归档的立卷部门，学校档案馆将通过OA办公系统、综合服务网、邮件等进行催档。
六、联系方式
如有疑问，可与学校档案馆收集指导办公室联系，联系电话88273047或88981017。
声像类、实物类档案归档请与学校档案馆特种档案办公室联系，联系电话88273292。